2025
Kennismaking, opname & voorlichting
Voor de gemeente Gouda was het verbeteren van de fysieke toegangscontrole een strategische stap richting modernisering van haar gebouwenbeheer. De wens: een toekomstbestendige oplossing waarmee toegang tot tientallen locaties centraal beheerd en eenvoudig aangepast kan worden. Om tot een passende aanpak te komen, is gestart met een gedetailleerde opname van meer dan 100 gemeentelijke panden, waaronder kantoren, opslagruimtes, wijklocaties en dienstgebouwen.
Gedurende deze voorbereidingsfase is nauw samengewerkt met verschillende afdelingen binnen de gemeentelijke organisatie. Er is gekeken naar de huidige werkwijze, de dagelijkse gebruikersstromen en de operationele risico’s. Op basis daarvan werd een plan opgesteld dat niet alleen technisch klopte, maar ook organisatorisch draagvlak had.
Om de betrokken medewerkers goed voor te bereiden, zijn er diverse voorlichtingsmomenten georganiseerd. Deze sessies waren praktisch van aard en boden inzicht in de werking van het nieuwe systeem, de voordelen van digitaal toegangsbeheer en wat de overstap concreet zou betekenen voor gebruikers. Doordat iedereen tijdig geïnformeerd en betrokken werd, ontstond een breed draagvlak en een soepele start van het project.
Installatie & instructie/opleiding
Na de voorbereidingsfase is de implementatie zorgvuldig gefaseerd uitgevoerd. Dit stelde de gemeente in staat om haar dienstverlening ongestoord voort te zetten terwijl de locaties werden omgezet naar de nieuwe toegangsstructuur. Per pand zijn bestaande cilinders vervangen door slimme, energieonafhankelijke varianten die geen bekabeling of batterijen vereisen. Deze keuze verkortte de installatietijd aanzienlijk en beperkte de impact op de dagelijkse werkzaamheden tot een minimum.
Naast de fysieke installatie werd ook het digitale beheerplatform ingericht. Dit stelt de gemeente in staat om op één centrale plek alle toegang te beheren: van het uitgeven van tijdelijke sleutels tot het intrekken van rechten bij functiewisselingen. Elke stap werd begeleid door duidelijke uitleg en hands-on ondersteuning op locatie.
Voor sleutelbeheerders, facilitair coördinatoren en IT-verantwoordelijken zijn gerichte instructies en trainingen verzorgd. Hierbij lag de nadruk niet alleen op het bedienen van het systeem, maar ook op het inzichtelijk krijgen van verantwoordelijkheden, gebruikersgroepen en rapportages. Dankzij deze begeleiding zijn de medewerkers van de gemeente volledig toegerust om het systeem zelfstandig te beheren en uit te breiden waar nodig.
Afronding, support & spoedservice
De afronding van het project bestond uit meer dan een technische oplevering: het ging om de overdracht van volledige regie aan de organisatie zelf. Alle locaties waren voorzien van nieuwe toegangsoplossingen en het beheer lag vanaf dat moment in handen van de gemeente, ondersteund door heldere documentatie, praktische instructievideo’s en een aanspreekpunt voor vragen of optimalisatieverzoeken.
Om de continuïteit te waarborgen is er een servicemodel ingericht waarin zowel reguliere ondersteuning als spoedsituaties worden afgevangen. Denk aan het direct blokkeren van een gebruiker, het resetten van toegangsrechten of het snel vervangen van onderdelen bij defecten. Deze service garandeert dat de gemeente in iedere situatie kan blijven vertrouwen op een werkend en veilig systeem.
Wat dit project onderscheidt, is niet alleen de technische oplossing, maar vooral de manier waarop techniek, organisatie en mensen met elkaar zijn verbonden. De gemeente beschikt nu over een schaalbaar systeem dat meebeweegt met veranderende behoeften en een werkwijze die past bij een moderne, wendbare publieke organisatie. De overstap naar digitaal toegangsbeheer is daarmee niet alleen een beveiligingsmaatregel, maar ook een strategische stap richting toekomstgericht vastgoedbeheer.
We maken graag een afspraak met u om uw wensen aan te horen.
